ルーティン業務を効率化するには?

ルーティン業務はしばしば「誰にでもできる仕事」だと考えられることから、軽視されてしまうことがあります。

 

しかし、「縁の下の力持ち」という言葉もあるように、ルーティン業務はそれぞれが企業活動の土台にあたる絶対に切り離せない必要不可欠なものであり、これを軽視することは大きなリスクとなります。

 

  • まずはルーティン業務の内容を洗い出し

 

ルーティン業務には既存のフローが存在しているものですが、その中でも特に「ルーティン業務中に無意識に行なっている行動」を洗い出し、その全体像を詳細に可視化させていくことからはじめていきましょう。

 

「このタスクは何のために存在しているのか」を念頭に置きながら改めて日々行っている業務のフローを11つ確認していき、根拠・必要性を検証しつつ優先順位を確立していきます。

 

それまでは「なんとなく」「今までそうしてきたから」という理由で行なわれてきたものも少なからず残っているでしょう。

 

そうした根拠や必要性に欠けるものを順にあぶり出していく作業には根気が必要ですが、業務の効率化に最も重要な土台となります。

 

  • 作業内容を簡素化

 

洗い出された業務内容について第三者と共有し、さらなる簡素化を図りましょう。

 

このように他者の視点を交えた認識共有を行うことで、自身でも意識していなかった「隠れたムダ」を発見できる可能性があります。

 

自分の中では業務上必要だと認識していたフローであっても、第三者の目を通すことで「このフローにはそこまで手を掛ける必要はないのではないか」「この作業はこうすれば省けるかもしれない」といった新たな視点で検討することができるのです。

 

このように自分1人の考えだけではなく、チーム全体でリストを共有しながら精度の強化を図りましょう。

 

ここまでの工程で、「形骸化している優先度の低い工程はどれなのか」「どのタスクをより優先するべきなのか」という点が可視化されました。

 

次に、それぞれのタスクごとに「どのタイミングでどの程度の時間を掛けるべきなのか」という点を吟味していきます。

 

毎日どの時間帯に、どういった手順でルーティン業務をこなしていくのかまで詳細に掘り下げておきましょう。

 

  • 自動化の検討

 

近年、企業の業務効率化で成果を上げているとして注目を集めているのが「自動化ツール」です。

 

こうしたツールには多くの種類がありますが、特に入力業務などPCを用いた定型的な作業であればRPARobotic Process Automation)」による効率化が有効です。

 

既存の業務フローを簡素化するうえで、こうした自動化ツールは大いに役立ちます。

 

例えば伝票の処理であれば、一度内容を入力すれば社内の他のシステムへ自動的に同じものが入力され、人の目での確認を通して承認された後には領収証の発行・支払いまでをすべて自動で行う、といったことが可能です。

 

また、帳票類などの書類作成の場合は、あらかじめ用意しておいたテンプレートへ記入をするだけで印刷・封入作業の手間を省くこともできるでしょう。

 

ルーティン業務の多くは単調な作業の繰り返しです。

 

それらの中でも上記のような特に単純な作業についてを自動化ツールに任せて、確認のみを人が行うようにすることで、より生産性の高い他の業務に人員を割くことができ、効率良く成果を上げていくための下地を作ることができます。