業務効率化に有効なツールとは?

業務効率化に有効なツールをご紹介します。

 

  • マニュアル作成ツール

 

マニュアル作成というと面倒なイメージがあるかもしれませんが、マニュアルがきちんと整備されていればベテラン社員の経験やノウハウが蓄積されて業務効率化につながり、未経験者への業務内容の共有がスムーズに行えます。

 

一からマニュアルを作ろうとすると、どのような構成にしたらいいのか分からないという方もいるでしょう。

しかし、現在はマニュアルが簡単に作れる「マニュアル作成ツール」が各社から色々供給されていますので、手間をかけずにマニュアル化することができます。

 

マニュアルは作って終わるものではなく、社内の皆で共有し、常に最新の情報に更新を続けていくことで生きたものになります。

マニュアル作成にあたっては、まずマニュアルがカバーする業務の範囲を決めたうえで構成案と目次を決め、担当者ごとのタスク分けを行います。

後はマニュアル作成ツールのテンプレートにしたがって作っていけばマニュアル作成は完了します。

 

マニュアル作成ツールの選定は、操作性がシンプルなもの、作成後の運用がしやすいものを基準に選ぶと良いでしょう。

また、ツールによっては常に共有状態にできるもの、マニュアルを通してコミュニケーションができるもの、スマートフォンやタブレットからも利用できるものなど、それぞれに特徴がありますので社内のニーズを見極めて選びましょう。

 

  • グループウェア

 

情報の共有と業務効率化のためのツールとしてはグループウェアも便利です。

グループウェアは、情報を早く、正確に共有をすることで社内のコミュニケーションを円滑にしてグループ活動を手助けするものです。

具体的には伝言板や掲示板、資料の配布、会議、日報、タイムカード、タスク管理、決裁などをオンラインで可能にし、これらをグループウェア上で管理することにより、現場のスタッフと管理する上司双方の業務の効率化を図ることができます。

 

例えばタイムカードをグループウェアで運用すれば、自宅や出張先からでも勤怠報告をすることが可能です。

また、電話での業務報告をグループウェアの伝言板で行うようにすれば伝言ミスを防ぎ、電話を受ける側もいちいち手を止めることなく業務に集中できます。

 

このようにグループウェアにはさまざまな機能が備わっており、必要に応じて機能をカスタマイズすることもできます。

 

  • RPA

 

RPARobotic Process Automationとは、人間が行っている作業をロボットで自動化するソフトウェアのことです。

AI(人工知能)もRPAの範疇に入ります。

 

工場の生産現場などではロボットによる自動化が当たり前のこととなっていますが、最近ではデータ入力などの高次元な分野にも広がっています。

例えば、伝票のデータ入力を自動化すると1件当たりの処理速度が向上し、入力ミスがなくなるといった効果が得られます。

 

定型業務に忙殺されていたり、またデータ入力作業という単純作業では集中力が途切れてミスの原因になったりするといった課題があります。

このように人間には負担の大きい作業をRPAで代替することで、生産性の向上とワークライフバランスの実現が期待できるのです。

 

今後はRPAAIやさまざまな技術を組み合わせることで柔軟で正確な作業ができるようになり、広範な業務をRPAに任せることができるようになるでしょう。

 

  • 業務効率化に向けたRPAの活かし方とは?

 

RPAの導入に当たっては、RPAを適用して自動化する業務とその範囲を見極めることが重要です。RPAはあくまでも業務効率化のための手段です。

RPA単体では何の付加価値も生みません。

RPA導入が成功するかどうかは、扱う人や組織が新しい業務プロセスに対応して変われるかどうかに懸かっています。