業務効率化の具体的な手法とは?

業務効率化の具体的な手法をご紹介します。

 

  • 業務マニュアルの作成

 

業務効率化には業務マニュアルの作成が欠かせません。

マニュアルを作成することで業務が標準化されて誰でも同じレベルで業務を進められるようになります。

それにより、業務の効率が向上し、商品やサービスの品質を常に一定以上に保つことができます。

また、担当者の頭の中にあった業務の手順や仕方をマニュアルに落とし込むことで、スキルや技術の継承にも役立ちます。

 

業務マニュアルは読み手が業務のルールを理解することが目的なので、読みやすく理解しやすいものであることが大切です。

したがって、平易な文章で記述するのはもちろん、図や表を用いて見やすいものにしましょう。

なお、業務マニュアルは必要になってから作り始めるのではなく、必要な時にすぐ読めるように早めに準備しておきましょう。

 

さらに、業務マニュアルがあれば業務の仕方やルールを習得する時間が短縮され、新入社員や未経験の人でも短期間で業務に習熟することができ、教育にかける時間を短くすることができます。

 

  • アウトソーシングの活用

 

単純かつ定型的な業務や大量の業務などはすべて自社で捌くのではなく、社外の人材や委託会社にアウトソーシングするのも業務を効率化するうえでは効果的です。

 

例えば、物流センターやコールセンター、IT関連のヘルプデスク、定型フォーマットの伝票に記帳する業務などは多くの企業がアウトソーシングを活用しています。

ある調査によると、コールセンター業務のアウトソーシング市場の規模は9,000億円を超えるとされ、いかにアウトソーシングの活用が進んでいるかが分かります。

 

このように、時間や手間のかかる業務をアウトソーシングすることで、社内の人材をより付加価値の高い業務に集中させることができます。

また、業務効率化をどこから始めたらいいのか分からないのであれば、社外のコンサルタントを雇って第三者の視点で改善提案をしてもらうのも有効です。

 

  • 自動化ツールの導入

 

定型的な作業が多くて困っている、時間内に業務を終えることができない、手入力作業が多くて煩わしい思いをしているといった課題は、自動化できるシステムを導入することで解決できるケースが多々あります。

IT技術の進歩によって、従来は手作業で行っていた定型業務やサービスを自動化できるようになってきており、さまざまな業務の最適化が可能になりました。

 

業務を自動化するにあたっては、効率化と分けて考える必要があります。

自動化はそれまで手作業で行っていた業務をシステム化することであり、効率化は業務所要時間の短縮や担当者の負荷を軽減することです。

 

まずは現在の業務の稼働状況を把握し、業務の工数を削減するべく効率化を実施します。

効率化ができていれば、人手で行っている業務を自動へ移行しやすくなります。