業務効率化の最初のステップは「業務の棚卸しと整理」から

業務効率化のために最初に取るべきステップについて解説します。

 

  • ムダを見つけよう

 

日々あたりまえのようにこなしている業務の手順も、見直してみれば無駄な作業が見つかるものです。

上司の指示や社内の情報が部下にうまく伝わっていない、人によって解釈が異なるといった情報伝達のムラがある場合には、手順をマニュアル化することで改善できるでしょう。

 

1つの業務を複数の従業員が重複して行っているといったムダがある場合は、業務の進捗状況を客観的に管理することで防げるでしょう。

都度同じ作業を繰り返すルーチンワークはITツールなどを活用して自動化すれば、さらなる業務効率化が期待できます。

 

仕事のリードタイムが長いことで納期遅れが発生するようならば、業務開始前に段取りを確認して作業の中身を把握することで時間短縮が図れます。

また、情報伝達に時間がかかるようであれば、定期的にコミュニケーションの場を設け情報共有の機会を持つようにすれば改善するでしょう。

 

いずれの場合も何が無駄となっているのか課題を明確にすることが大切です。

そのためには、無駄な業務を可視化し、優先順位を付けて対処していくことが業務効率化の原則です。

 

  • 属人化した業務を見つけよう

 

一部の人に業務が偏っていると、担当者以外では業務が進めることができなくなってしまいます。

担当者が休暇を取ったり、万が一離職したりした場合、対応ができなくなり、仕事の品質を組織として担保することができなくなります。

最悪の場合は、会社の売上に響いたり、顧客のクレームを受けて顧客離れを招いたりする可能性もあるのです。

 

業務が属人化する原因は、業務内容を他のメンバーと共有する時間がない、専門的な知識を要する業務でノウハウを周知させる体制ができていない、他の社員と自分を差別化するために仕事を抱え込んでしまい、共有や引継ぎをしようとしないといったことが考えられます。

 

このような属人化を防ぐためには業務の標準化が有効な対策です。

具体的には業務マニュアルを整備して仕事の見える化を行い、誰でも同じ所要時間で同じ品質を保って業務ができる仕組みづくりをします。

マニュアルを作ることでノウハウの蓄積、技術やスキルの伝承が可能になります。

 

  • 時間がかかっている業務を見つけよう

 

現代の日本企業には、限られた人員で労働時間を増やすことなく、一定のアウトプットを出すことが求められています。

そのため、従業員が1つの業務に割ける時間は限られているのです。

しかし、どんな企業にも時間がかかってしまう業務が1つや2つはあるでしょう。

時間がかかり過ぎる業務は他の業務を圧迫するなどの問題を引き起こし、業務全体が回らなくなる可能性もあるため、放置しておくわけにはいきません。

 

時間がかかっている業務は、なぜ時間がかかっているのかを見極め、必要に応じて業務を複数の人員で分散して受け持つようにするといいでしょう。

また、業務の中で本当に必要なことだけをするように「集中と選択」を行い、形骸化している申請や承認のプロセスを省くことも必要です。

 

さらに、納期に余裕があるものや納期が指示されていないものに漫然と時間をかけるのではなく、時間を決めてメリハリをつけてこなす意識を従業員が持つことも大切です。