RPAは単純作業(業務)が得意!

RPAはレポート作成、データ収集・入力作業、メールの自動送信といった単純作業が得意です。以下それぞれについて詳しく解説します。

 

  • レポート作成

 

定型化されたルーチンワークの中でも、レポート作成に多くの会社が多大な時間を割いています。

受注状況、業務実績の予算・実費報告、勤怠管理など、集計されたデータからレポートを作成するのは日常的によくあることです。

あるアンケートでも、自動化したいと望んでいる作業の中でも要望の大きいものであるという結果が出ています。

 

RPAならこのようなレポート作成を自動化し、システムの集計結果データベースから必要なデータを抽出してエクセルなどに容易にまとめることができます。

ある会社では毎週末に時間を割いて半日も費やして予算管理レポートを手作業で作成していたのを、RPAを使って自動化したという成功事例もあります。

その会社では複数のシステムに分散しているデータを、RPAで一元管理して統合化した対比表を作成するのにも役立てているそうです。

 

  • データ収集・入力作業

 

BtoC(Business to Consumer)商材を取り扱う会社では、ECサイト上で自社製品の実勢価格を定期的に調査してデータを収集し、エクセルなどの定型フォーマットに入力するという作業を行っています。

しかし、人の手では調べられるサイトの数も限りがあり、収集したデータを入力するのも多大な労力を要します。

 

RPAを活用すればこのような定型化された作業を自動化することができ、担当者の負担を減らして、人間でなければできない付加価値の高い作業に人的リソースを割り当てることができます。

例えばRPAによって自動的にECサイト上から収集した実勢価格データをエクセルに入力してグラフ化してレポートとして出力し、人間はそれを元に販売戦略の計画立案といった連携が可能です。

 

RPAにデータ収集・入力作業を夜間や休日の間に実行させておき、人間は平日の昼間にそれを元に判断を行うという分業を行うことで業務の効率向上が図れます。

 

  • メールの自動配信

 

メールソフトを起動して新規メール作成を選択し、宛先のアドレスを入力し、件名と本文を書き、ファイルを添付し、送信するという作業を数百社に対して繰り返して行うのは非常に手間の掛かることです。

宛先を間違えたり、添付ファイルを取り間違えてしまったりして情報が漏洩すれば、会社の信用を失いかねません。

 

また、担当者へ依頼した作業の進捗確認や督促、ファイルを添付して改めて作業依頼をするなど、関係者へ週次の販売実績などを定期的に報告する作業はそれだけで1日が終わってしまいます。

 

メール業務に関しても、RPAに一連の作業の流れを設定しておけば、呼び出すだけで人が行うよりも短時間で正確にメールを自動配信してくれます。