RPAの効果を最大化するコツとは?

RPAを導入するだけでは、期待した効果を発揮できるわけではありません。

RPAの効果を最大化するためには、いくつかのコツを抑えておく必要があります。

ここでは、効果を最大化させるコツを4つご紹介します。

●自社に合うツール選び

RPAには、ツールによって強みが異なります。

そのため、自社にマッチするツールを選ぶために、事前に現場にヒアリングを行ってからツール選定する必要があります。

RPAは大きく分けてサーバ型とデスクトップ型に分けられます。

サーバ型は、RPAロボットがサーバ内で稼働するため、業務を横断的に管理することが可能です。

また、大量のデータを一括管理することができるため、大企業でよく利用されます。

デスクトップ型は、個人PC内で稼働するRPAロボットで、業務担当者レベルで管理することができます。

個人事業主や中小企業など、比較的従業員数が少ない企業におすすめです。

また、大企業では部門毎にサーバー型と併用して利用されることも多くなっております。

●成功事例を参考にする

RPAを導入したものの、中には運用することが困難になってしまうケースもあり、目に見える効果を実感できなかった企業があることも事実です。

導入後に失敗しないためにも、業務改善に成功した企業の事例を参考にするようにしましょう。

また、RPAの導入をトップダウンかボトムアップで進めるかによっても、生じるメリットが異なります。

トップダウンの導入で生まれるメリットとしては、経営責任者や幹部をリーダーにすることで組織全体の視点から業務を横断的に選別することができます。

また、選別された業務からRPAツールで改善できる期待が大きいものを順位付けすることが可能です。

ボトムアップの導入で生まれるメリットとしては、現場の人間が主導して導入を進めることで、新たに自動化してほしい業務に関する意見を取り入れることが可能になり、より良い企業全体の業務効率化が図れます。

導入事例を参考に、自社はトップダウンとボトムアップのどちらで導入を進めるのが適切か見極めておきましょう。

●複数人が扱える体制づくり

RPAは、導入後でも定期的にメンテナンスをする必要があります。

RPAは単純業務を自動化でき、ミスなく素早く処理できる利点がありますが、トラブルやルールに変更があった場合は、人が手を加えて修正やメンテナンスをしなければいけません。

修正やメンテナンスなどは外部業者に委託することも可能ですが、長期的にRPAを利用するのであれば、知識や技術を持っているRPA担当者を社内で育成することが重要です。

普段RPAを利用するのは現場にいる従業員ですが、トラブルが発生した場合に連携がとれる担当者を配置しておくことで、迅速に解決することができます。

部門間で連携がとれないと解決に時間がかかり、その間RPAの処理が止まってしまいます。

そのため、運用体制には細心の注意を払うようにしましょう。

●何度も効果検証する

RPAの導入後は定期的に効果検証を行い、実際に導入したことで効果が出ているか、課題点や修正する部分はあるかどうかを確認するようにしましょう。

適宜修正していくことで、よりRPAの効果を高めることができます。

効果検証をするために、RPAにかけたコストの合計や業務処理量、エラー発生件数など数値化しておくといいでしょう。